n8n templates: 10 workflow voorbeelden

n8n Templates: 10 Praktische Workflow Voorbeelden die Je Direct Kunt Gebruiken

Waarom Starten met Templates?

1. Leren door voorbeelden: Zie hoe ervaren gebruikers workflows opbouwen
2. Tijdsbesparing: Geen need to reinvent the wheel voor standaard use cases
3. Best practices: Templates bevatten vaak bewezen patronen en error handling
4. Aanpasbaar: Gebruik ze als startpunt en pas aan naar je eigen situatie

Template 1: Email naar Slack Notificatie

Nodes in deze workflow:

1. Gmail Trigger (of IMAP Email Trigger)

• Event: New Email
• Poll interval: 1 minuut
• Filter optioneel op label of afzender

1. IF Node (conditionele filter)

• Controleer of de email van een belangrijk domein komt
• Of check op specifieke woorden in het onderwerp

1. Slack Node

• Channel: #notifications of #email-alerts
• Message format met rich formatting

Configuratie Gmail Trigger:

Credentials: Je Gmail OAuth2 credentials
Poll Times: Every Minute
Filters:
  - Label: INBOX (of specifiek label)
  - From: *@important-client.com (optioneel)

Slack Message Template:

📧 *Nieuwe email ontvangen*

*Van:* {{$json.from.emailAddress}}
*Onderwerp:* {{$json.subject}}
*Ontvangen:* {{$json.date}}

_Preview:_ {{$json.snippet}}

Uitbreidingen:

• Voeg een "Set" node toe om de email te categoriseren (urgent/normaal)
• Gebruik Slack blocks voor rijkere formatting met knoppen
• Stuur naar verschillende channels op basis van afzender

Template 2: Social Media Multi-Platform Scheduler

Nodes in deze workflow:

1. Schedule Trigger

• Cron: elke dag om 9:00 en 14:00

1. Notion Database (of Google Sheets)

• Filter op posts met status "scheduled" en datum = vandaag

1. Split In Batches

• Verwerk posts een voor een

1. Switch Node

• Route naar juiste platform op basis van "platform" field

1. LinkedIn Node / Twitter Node / Facebook Node

• Post content naar respectievelijk platform

1. Notion Update (of Sheets Update)

• Update status naar "published"

Content Spreadsheet Structuur:

LinkedIn Post Configuratie:

Text: {{$json.content}}
Visibility: PUBLIC
Media URLs: {{$json.image_url}} (indien aanwezig)

Pro Tips:

• Gebruik AI om content te optimaliseren per platform (kortere tekst voor Twitter)
• Voeg hashtag suggesties toe met een OpenAI node
• Implementeer een approval workflow via email of Slack

Template 3: Lead Capture naar CRM Automatisering

Nodes in deze workflow:

1. Webhook Node

• Ontvangt POST requests van je formulier
• Authentication: Header auth of IP whitelist

1. Set Node (Data normalisatie)

• Standaardiseer veldnamen
• Voeg timestamps toe

1. HTTP Request Node (Data verrijking)

• Clearbit of Hunter.io API call
• Verrijk met bedrijfsinfo

1. IF Node (Lead scoring)

• Check bedrijfsgrootte, land, etc.
• Route hot leads anders dan cold leads

1. HubSpot/Salesforce/Pipedrive Node

• Create Contact
• Add to list of pipeline

1. Slack Node (Notificatie)

• Alert sales team bij hot leads

Webhook Response Configuratie:

{
  "success": true,
  "message": "Lead received",
  "lead_id": "{{$json.id}}"
}

Lead Scoring Logica:

// In een Code node
const score = 0;

// Bedrijfsgrootte
if ($json.company_size > 100) score += 30;
else if ($json.company_size > 20) score += 15;

// Land
if (['NL', 'BE', 'DE'].includes($json.country)) score += 20;

// Rol
if ($json.job_title.includes('CEO') || 
    $json.job_title.includes('CTO')) score += 25;

// Budget indicatie
if ($json.budget === '10k+') score += 25;

return [{ json: { ...$json, lead_score: score } }];

CRM Field Mapping:

Template 4: Intelligente Factuur Verwerking met AI

Nodes in deze workflow:

1. Gmail Trigger

• Filter op emails met PDF bijlagen
• Of specifiek label "Facturen"

1. IF Node

• Check of er PDF bijlagen zijn

1. HTTP Request (PDF downloaden)

• Download attachment naar tijdelijke opslag

1. OpenAI Vision Node (of Claude)

• Extracteer data uit PDF afbeelding

1. Set Node (Data structureren)

• Normaliseer geextraheerde data

1. Exact/Moneybird/Xero Node

• Maak inkoopfactuur aan

1. Google Drive Node (Archiveren)

• Upload PDF naar georganiseerde map

1. Slack Node (Notificatie)

• Bevestig verwerking aan boekhouding team

AI Prompt voor Factuur Extractie:

Analyseer deze factuur en extraheer de volgende informatie in JSON format:

- supplier_name: Naam van de leverancier
- supplier_vat: BTW nummer van leverancier
- invoice_number: Factuurnummer
- invoice_date: Factuurdatum (YYYY-MM-DD)
- due_date: Vervaldatum (YYYY-MM-DD)
- subtotal: Bedrag exclusief BTW
- vat_amount: BTW bedrag
- total: Totaalbedrag inclusief BTW
- currency: Valuta (EUR, USD, etc.)
- line_items: Array met regelitems [{ description, quantity, unit_price, amount }]

Geef alleen valid JSON terug, geen extra tekst.

Error Handling:

// Check of AI extractie compleet is
const required = ['invoice_number', 'total', 'supplier_name'];
const missing = required.filter(field => !$json[field]);

if (missing.length > 0) {
  // Stuur naar handmatige review queue
  return [{
    json: {
      ...$json,
      needs_review: true,
      missing_fields: missing
    }
  }];
}

Template 5: AI-Powered Klantenservice Bot

Nodes in deze workflow:

1. Webhook Node

• Ontvangt chat berichten van je website
• Of Email Trigger voor email support

1. Supabase/PostgreSQL Node (Context ophalen)

• Haal klantgeschiedenis op
• Check voor open tickets

1. AI Agent Node (of OpenAI/Claude)

• System prompt met bedrijfsinfo
• Tools: check_order, get_faq, escalate

1. Switch Node (Route op basis van AI output)

• Automatisch antwoord pad
• Escalatie pad
• Order info pad

1. HTTP Request Node (Antwoord versturen)

• Terug naar chat widget
• Of email versturen

1. Supabase Node (Logging)

• Log vraag en antwoord
• Update klantprofiel

AI Agent System Prompt:

Je bent een vriendelijke klantenservice medewerker van [Bedrijfsnaam].

Onze producten:
- [Product 1]: [Korte beschrijving]
- [Product 2]: [Korte beschrijving]

Veelgestelde vragen:
1. Levertijd: 2-3 werkdagen binnen NL
2. Retourbeleid: 30 dagen, gratis
3. Betaalmethoden: iDEAL, creditcard, PayPal

Regels:
- Wees altijd vriendelijk en behulpzaam
- Bij klachten: toon empathie, bied oplossing
- Bij technische problemen: escaleer naar support team
- Nooit korting beloven zonder goedkeuring
- Bij onduidelijkheid: vraag om verduidelijking

Als je het antwoord niet weet, zeg dat eerlijk en escaleer.

Tool Definitions voor AI Agent:

const tools = [
  {
    name: 'check_order_status',
    description: 'Check de status van een bestelling',
    parameters: {
      order_id: 'string'
    }
  },
  {
    name: 'create_return_request',
    description: 'Start een retourverzoek',
    parameters: {
      order_id: 'string',
      reason: 'string'
    }
  },
  {
    name: 'escalate_to_human',
    description: 'Escaleer naar een menselijke medewerker',
    parameters: {
      reason: 'string',
      priority: 'low|medium|high'
    }
  }
];

Template 6: Content Aggregator met AI Samenvatting

Nodes in deze workflow:

1. Schedule Trigger

• Cron: elke dag om 7:00

1. RSS Feed Nodes (Meerdere)

• TechCrunch, The Verge, Tweakers, etc.
• Elk 5-10 laatste artikelen

1. Merge Node

• Combineer alle feeds

1. Sort Node

• Sorteer op publicatiedatum (nieuwste eerst)

1. Limit Node

• Beperk tot top 20 artikelen

1. OpenAI Node (Per artikel)

• Genereer korte samenvatting (2-3 zinnen)

1. Code Node (Format digest)

• Bouw mooie HTML email

1. Send Email Node

• Stuur naar jezelf of team

RSS Feed Configuratie:

Feed URL: https://techcrunch.com/feed/
Items: 10

AI Samenvatting Prompt:

Vat dit nieuwsartikel samen in precies 2 Nederlandse zinnen. 
Focus op het belangrijkste nieuws en de impact.

Titel: {{$json.title}}
Content: {{$json.content}}

Geef alleen de samenvatting, geen extra tekst.

Email Template (HTML):

<!DOCTYPE html>
<html>
<head>
  <style>
    body { font-family: Arial, sans-serif; max-width: 600px; margin: 0 auto; }
    .article { border-bottom: 1px solid #eee; padding: 15px 0; }
    .title { font-size: 16px; font-weight: bold; color: #333; }
    .summary { color: #666; margin: 10px 0; }
    .source { font-size: 12px; color: #999; }
  </style>
</head>
<body>
  <h1>📰 Je Dagelijkse Tech Digest</h1>
  <p>{{$now.format('dddd D MMMM YYYY')}}</p>
  
  {{#each articles}}
  <div class="article">
    <div class="title"><a href="{{link}}">{{title}}</a></div>
    <div class="summary">{{ai_summary}}</div>
    <div class="source">{{source}} • {{pubDate}}</div>
  </div>
  {{/each}}
</body>
</html>

Template 7: Automatische Database Backup naar Cloud

Nodes in deze workflow:

1. Schedule Trigger

• Cron: elke nacht om 3:00

1. Execute Command Node (of SSH)

• Run pg_dump of mysqldump

1. Read Binary File Node

• Lees de dump file

1. Compression Node (optioneel)

• GZIP compressie

1. S3/Google Drive/Dropbox Node

• Upload naar cloud storage

1. Code Node (Cleanup)

• Verwijder oude lokale backups

1. Slack/Email Node

• Bevestig succesvolle backup

1. IF Node (Error handling)

• Bij fout: alert sturen

Backup Commando PostgreSQL:

pg_dump -h localhost -U postgres -d mydatabase -F c -f /tmp/backup_$(date +%Y%m%d).dump

S3 Upload Configuratie:

Bucket: my-backups-bucket
Key: database/{{$now.format('YYYY/MM')}}/backup_{{$now.format('YYYYMMDD_HHmmss')}}.dump.gz
ACL: private
Storage Class: STANDARD_IA (voor kostenbesparing)

Retention Policy (in Code node):

const s3 = require('aws-sdk/clients/s3');
const bucket = 'my-backups-bucket';

// Verwijder backups ouder dan 30 dagen
const cutoffDate = new Date();
cutoffDate.setDate(cutoffDate.getDate() - 30);

// List en filter oude files
const oldBackups = await s3.listObjectsV2({
  Bucket: bucket,
  Prefix: 'database/'
}).promise();

const toDelete = oldBackups.Contents
  .filter(obj => new Date(obj.LastModified) < cutoffDate)
  .map(obj => ({ Key: obj.Key }));

if (toDelete.length > 0) {
  await s3.deleteObjects({
    Bucket: bucket,
    Delete: { Objects: toDelete }
  }).promise();
}

Template 8: Meeting Transcriptie en Notities

Nodes in deze workflow:

1. Webhook Node (of Google Drive Trigger)

• Ontvangt audio/video file na meeting

1. HTTP Request Node

• Download bestand als nodig

1. OpenAI Whisper Node

• Transcribeer audio naar tekst

1. OpenAI/Claude Node (Samenvatting)

• Genereer gestructureerde notities

1. Notion/Confluence Node

• Maak pagina aan met notities

1. Google Calendar Node (optioneel)

• Link notities aan calendar event

1. Slack Node

• Deel notities met deelnemers

Whisper Configuratie:

Model: whisper-1
Language: nl (Nederlands)
Response Format: verbose_json (voor timestamps)

Meeting Notities AI Prompt:

Analyseer deze meeting transcriptie en maak gestructureerde notities.

Transcriptie:
{{$json.transcription}}

Genereer het volgende in Markdown format:

## 📋 Meeting Samenvatting
[2-3 zinnen overzicht]

## 👥 Deelnemers
[Lijst van genoemde namen]

## 🎯 Besproken Onderwerpen
[Bullet points van hoofdonderwerpen]

## ✅ Actiepunten
[Concrete taken met verantwoordelijke indien genoemd]

## 📅 Vervolgafspraken
[Genoemde deadlines of volgende meetings]

## 💡 Belangrijke Beslissingen
[Beslissingen die zijn genomen]

Wees concreet en beknopt.

Notion Page Template:

const notionPage = {
  parent: { database_id: 'NOTION_DATABASE_ID' },
  properties: {
    'Name': {
      title: [{ text: { content: `Meeting Notes - ${$json.meeting_title}` } }]
    },
    'Date': {
      date: { start: $json.meeting_date }
    },
    'Participants': {
      multi_select: $json.participants.map(p => ({ name: p }))
    },
    'Status': {
      select: { name: 'Completed' }
    }
  },
  children: [
    {
      object: 'block',
      type: 'heading_2',
      heading_2: {
        rich_text: [{ text: { content: 'Meeting Samenvatting' } }]
      }
    },
    {
      object: 'block',
      type: 'paragraph',
      paragraph: {
        rich_text: [{ text: { content: $json.ai_summary } }]
      }
    }
    // ... meer blocks
  ]
};

Template 9: E-commerce Order Status Updates

Nodes in deze workflow:

1. WooCommerce/Shopify Trigger

• Event: Order Status Changed

1. Switch Node

• Route op basis van nieuwe status

1. Supabase Node (Klantgegevens)

• Haal voorkeuren op (email, SMS, beide)

1. IF Node (Check voorkeuren)

• Bepaal welke kanalen te gebruiken

1. Email Node (SendGrid/Mailgun)

• Verstuur update email

1. Twilio/MessageBird Node

• Verstuur SMS indien gewenst

1. Supabase Node (Logging)

• Log verzonden notificaties

Status-specifieke Berichten:

const statusMessages = {
  'processing': {
    subject: 'Je bestelling wordt verwerkt',
    email: 'Goed nieuws! We zijn je bestelling aan het verwerken...',
    sms: '[Shop] Je bestelling #{{order_id}} wordt verwerkt. Track: {{tracking_url}}'
  },
  'shipped': {
    subject: 'Je bestelling is onderweg!',
    email: 'Je pakket is verzonden en onderweg naar je...',
    sms: '[Shop] Pakket onderweg! Track & trace: {{tracking_url}}'
  },
  'delivered': {
    subject: 'Je bestelling is bezorgd',
    email: 'Je pakket is bezorgd. We hopen dat je er blij mee bent!',
    sms: '[Shop] Je pakket is bezorgd! Vragen? Reply of bel 020-xxx'
  },
  'refunded': {
    subject: 'Je terugbetaling is verwerkt',
    email: 'We hebben je terugbetaling verwerkt...',
    sms: '[Shop] Terugbetaling €{{amount}} verwerkt. 3-5 dagen op je rekening.'
  }
};

Email Template (HTML):

<!DOCTYPE html>
<html>
<body style="font-family: Arial; max-width: 600px; margin: 0 auto;">
  <img src="{{shop_logo}}" alt="Logo" style="max-width: 150px;">
  
  <h1>{{status_title}}</h1>
  
  <p>Hoi {{customer_name}},</p>
  
  <p>{{status_message}}</p>
  
  <div style="background: #f5f5f5; padding: 20px; margin: 20px 0;">
    <h3>Bestelgegevens</h3>
    <p><strong>Ordernummer:</strong> {{order_id}}</p>
    <p><strong>Besteldatum:</strong> {{order_date}}</p>
    {{#if tracking_url}}
    <p><a href="{{tracking_url}}" style="background: #007bff; color: white; padding: 10px 20px; text-decoration: none;">Volg je pakket</a></p>
    {{/if}}
  </div>
  
  <h3>Je bestelling</h3>
  <table style="width: 100%;">
    {{#each items}}
    <tr>
      <td>{{name}} x {{quantity}}</td>
      <td style="text-align: right;">€{{price}}</td>
    </tr>
    {{/each}}
    <tr style="border-top: 1px solid #ddd;">
      <td><strong>Totaal</strong></td>
      <td style="text-align: right;"><strong>€{{total}}</strong></td>
    </tr>
  </table>
  
  <p>Vragen? Neem contact op via support@shop.nl</p>
</body>
</html>

Template 10: AI Content Generator voor Blogs

Nodes in deze workflow:

1. Schedule Trigger (of Manual)

• Wekelijks of on-demand

1. Airtable/Notion Node

• Haal content kalender op
• Filter op status "To Write"

1. OpenAI Node (Research)

• Genereer outline en key points

1. OpenAI/Claude Node (Writing)

• Schrijf volledige blogpost

1. OpenAI DALL-E Node (Afbeelding)

• Genereer featured image

1. WordPress/Ghost Node

• Publiceer als draft

1. Airtable/Notion Node (Update)

• Update status naar "Review"

1. Slack Node

• Notificeer content team

Research Prompt:

Je bent een SEO content researcher. Analyseer het volgende keyword en geef:

Keyword: {{$json.keyword}}
Doelgroep: {{$json.target_audience}}
Doel: {{$json.content_goal}}

Geef in JSON format:
{
  "search_intent": "informational|transactional|navigational",
  "related_keywords": ["keyword1", "keyword2", ...],
  "questions_to_answer": ["vraag1", "vraag2", ...],
  "competitor_angles": ["angle1", "angle2", ...],
  "suggested_headings": ["H2 heading1", "H2 heading2", ...],
  "word_count_recommendation": number
}

Content Writing Prompt:

Schrijf een uitgebreide Nederlandse blogpost over: {{$json.topic}}

SEO Keyword: {{$json.keyword}}
Doelgroep: {{$json.target_audience}}
Gewenste lengte: {{$json.word_count}} woorden
Tone of voice: {{$json.tone}} (professioneel/casual/expert)

Structuur:
{{$json.headings}}

Vereisten:
- Gebruik het keyword natuurlijk 5-7 keer
- Begin met een pakkende intro die het probleem schetst
- Elk H2 sectie: 150-300 woorden
- Voeg praktische tips en voorbeelden toe
- Sluit af met een duidelijke conclusie en CTA
- Schrijf in actieve schrijfstijl
- Maak het scanbaar met bullet points waar relevant

Geef de output in Markdown format.

WordPress Publicatie:

const wordpressPost = {
  title: $json.title,
  content: $json.ai_content,
  status: 'draft', // of 'publish' voor automatisch live
  categories: [$json.category_id],
  tags: $json.tags,
  featured_media: $json.image_id,
  meta: {
    _yoast_wpseo_focuskw: $json.keyword,
    _yoast_wpseo_metadesc: $json.meta_description
  }
};

Hoe Gebruik Je Deze Templates?

Methode 1: n8n Template Library

1. Ga naar n8n.io/workflows
2. Zoek naar de gewenste workflow
3. Klik "Use workflow"
4. Importeer in je n8n instance
5. Configureer credentials
6. Test en activeer

Methode 2: Handmatig Bouwen

1. Maak een nieuwe workflow in n8n
2. Volg de node structuur uit dit artikel
3. Configureer elke node volgens de instructies
4. Test met sample data
5. Voeg error handling toe
6. Activeer wanneer gereed

Methode 3: JSON Import

Algemene Tips voor n8n Templates

1. Test Uitgebreid

• Gebruik de "Execute Workflow" knop om te testen
• Test edge cases (lege data, fouten, etc.)
• Controleer output in elke node

2. Voeg Error Handling Toe

// Voorbeeld error handling pattern
try {
  // Je logica hier
  return [{ json: { success: true, data: result } }];
} catch (error) {
  // Log error en stuur notificatie
  return [{
    json: {
      success: false,
      error: error.message,
      timestamp: new Date().toISOString()
    }
  }];
}

3. Gebruik Environment Variables

N8N_ENCRYPTION_KEY=your-key
SLACK_WEBHOOK_URL=https://hooks.slack.com/...
OPENAI_API_KEY=sk-...

4. Documenteer Je Workflows

• Gebruik Sticky Notes voor uitleg
• Geef nodes duidelijke namen
• Voeg beschrijvingen toe aan workflows

5. Monitor en Optimaliseer

• Check execution logs regelmatig
• Identificeer bottlenecks
• Optimaliseer API calls en data processing

Veelgestelde Vragen

Kan ik templates aanpassen?

Werken alle templates met de gratis versie?

Hoe deel ik mijn eigen templates?

Conclusie