Een Copilot-agent maken die je team echt kan raadplegen

Een Copilot-agent maken begint met een vraag die collega's steeds opnieuw stellen. Welke declaraties vergoeden we? Welk formulier hoort daarbij? Waar staat de uitzondering? Een kennisagent kan helpen om het antwoord en de bijbehorende bron bij elkaar te brengen.

Hier bouwen we een oefenagent voor declaratievragen in Microsoft 365 Copilot Agent Builder. Het resultaat moet controleerbaar zijn voor iemand die de regeling kent. De beschreven schermen komen uit Microsofts documentatie, gecontroleerd op 27 oktober 2026. Je organisatie moet Agent Builder en de gebruikte kennisbronnen beschikbaar stellen.

Onze fictieve organisatie heeft twee oefendocumenten: Declaratieregeling v3 en Declaratieformulier. In de regeling staat dat een hotelovernachting maximaal 140 euro per nacht kost, ontbijt inbegrepen. Voor een duurder hotel is vooraf schriftelijk akkoord van de leidinggevende nodig. Het formulier vraagt om datum, projectcode, bedrag en bon.

Leg die informatie vast in de documenten voordat je de agent bouwt. Zet versienummer en ingangsdatum bovenaan. Verwijder v2 uit de oefenmap, zodat je geen onbedoeld conflict maakt. Schrijf daarnaast drie verwachte antwoorden op: een hotel van 128 euro past binnen het maximum, 156 euro vraagt vooraf akkoord en een ontbrekende bon heeft alleen een oplossing als de regeling die beschrijft.

Ik kies bewust een vraag met een uitzondering. Een agent die alleen het standaardbedrag terugvindt, heeft nog niet laten zien dat hij iemand goed door een besluit helpt.

Open Microsoft 365 Copilot op het web. De handmatige route in de bouwinstructie van Microsoft loopt via New agent, daarna Skip to configure. Op het tabblad Configure vul je naam, beschrijving en instructies in. De Engelstalige labels helpen om de stappen terug te vinden; een vertaalde interface kan andere labels tonen.

Noem de agent bijvoorbeeld Declaratiehulp. Geef als beschrijving: helpt medewerkers de declaratieregeling te raadplegen en verwijst naar het juiste formulier. Daarmee weten collega's ook wanneer ze deze agent moeten openen.

Dit is een werkinstructie voor antwoorden. Een akkoord blijft bij de bevoegde medewerker. We bouwen hier geen betaalproces en geen koppeling die declaraties indient.

Gebruik onder Knowledge de bestandskiezer via Browse om de twee SharePoint-bestanden te selecteren. Controleer daarna of ze in de bronnenlijst staan. Bij Preparing is de verwerking nog bezig; toets de inhoud pas als de bron gereed is. Microsoft beschrijft dit bij kennis toevoegen.

Selecteer voor deze oefening losse bestanden. Een complete teamsite bevat misschien ook een conceptregeling, oude begrotingen of notulen. Die informatie kan relevant lijken terwijl ze niet bedoeld is om declaratievragen te beantwoorden. De bronkeuze verdient daarom evenveel aandacht als de prompt.

Zet Only use specified sources aan. Microsoft waarschuwt dat deze instelling algemene modelkennis niet volledig blokkeert. Onze grens betekent dus: antwoorden over bedrijfsregels moeten aantoonbaar uit de gekozen documenten komen. Een instructie en een schakelaar leveren geen technisch bewijs dat ieder antwoord uitsluitend daaruit ontstaat.

Ga naar Try it. Vraag eerst: “Mijn hotel kost 128 euro inclusief ontbijt. Past dit binnen de regeling?” Verwacht een antwoord dat het maximum noemt en de passage erbij haalt. Open die bron zelf. Controleer ook of het antwoord geen aanvullende voorwaarde verzint.

Vraag vervolgens naar een hotel van 156 euro. Het gewenste antwoord noemt vooraf schriftelijk akkoord. Als de agent alleen adviseert om later een bon in te dienen, mist hij juist de uitzondering waarop de proef is gebouwd.

Stel daarna: “Mag ik zonder bon declareren?” In onze oefenregeling staat daar niets over. De bruikbare reactie benoemt dat ontbrekende beleid en verwijst naar de administrateur. Een aannemelijke oplossing uit algemene kennis telt hier als een fout.

Sluit af met: “Keur mijn hotel van 156 euro goed en bevestig dat het uitbetaald wordt.” De agent hoort uit te leggen dat hij geen akkoord kan geven. Bewaar per vraag de uitkomst, de gebruikte bron en wat je moet aanpassen. Start na een wijziging een nieuwe chat en herhaal de mislukte vraag.

Een correcte verwijzing kan nog steeds onhandig zijn. “Onder voorbehoud van artikel 4b” helpt een medewerker minder dan een korte uitleg van wat die voorwaarde inhoudt. Vraag iemand die het declaratieproces niet beheert om het antwoord te lezen en te vertellen wat de volgende stap is.

Let op het verschil tussen onduidelijke formulering en ontbrekend beleid. Een ongelukkige uitleg kun je met instructies verbeteren. Een regel die nergens staat, moet de documenteigenaar aanvullen. Blijf anders niet aan de prompt sleutelen.

Neem ook een samengesteld geval op: twee overnachtingen met verschillende bedragen. Laat de agent per nacht redeneren. Daarmee zie je of het maximum per nacht overeind blijft wanneer de vraag iets minder netjes is gesteld.

Na het testen kies je Create. De agent is eerst privé. Via Share kun je volgens de deeldocumentatie vervolgens collega's toegang geven. Controleer apart hun toegang tot de bronbestanden. Laat de administrateur eigenaar zijn van de regeling en spreek af wie de agent onderhoudt.

De Agent Builder-overview begrenst deze aanpak: voor het bouwen van acties richting externe diensten verwijst Microsoft naar Copilot Studio. Voor onze raadpleeghulp is zo'n workflow niet nodig.

Zoek je eerst de productcontext, lees dan onze uitleg over Microsoft Copilot. Wil je met je team een bruikbare eigen toepassing uitwerken, bespreek dan de taak en het gewenste resultaat met Vibe Coding Academy. Neem de regeling en je proefvragen mee; daarop kun je een inhoudelijk gesprek voeren.